Quando o acervo passa a ser utilizado por um grupo maior de pessoas e pessoas que desconhecem o processo de arquivamento e recuperação é interessante disponibilizar uma baixa resolução. A disponibilização da baixa resolução diminui muito a necessidade de consultar o material de alta resolução.

Neste estágio o Media Portal inicia o gerenciamento de um nível de armazenamento. Tipicamento é um volume com capacidade de armazenamento de alguns TB (terabytes) para vídeo, ou alguns GB (gigabytes) para fotos ou outro material digitalizado.

O processo de geração da baixa resolução é automático e é possível produzir a baixa resolução de todos material que já foi catalogado ou arquivado nas etapas anteriores.

O Media Portal tem capacidade de gerenciar mais de um formato em baixa resolução. É possível ter uma baixa resolução em formato quicktime (tipicamente 300kbps) para uma equipe de edição ou direção, uma outra baixa em formato windows media (tipicamento 100kbps) para distribuição mais ampla dentro da empresa evitando o consumo de banda para streaming de vídeo.

Através do uso da baixa resolução, o Media Portal estabelece um canal de comunicação interno possibilitando a apresentado de todo o acervo gerenciado. Ainda é possível ter um formato flash para publicação de conteúdo na internet, correntemente muitas empresas tem preferido esse formato para publicação de conteúdo na internet.

Neste estágio tanto o arquivamento como a recuperação de material das fitas LTO ainda pode ser manual.

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